Deel 2 – Effectief digitaal werken vraagt om een slimme scanoplossing

Steeds meer bedrijven gaan over op –zoveel mogelijk- digitaal werken. Factureren en andere vormen van correspondentie verlopen steeds vaker via e-mail en dossiers worden digitaal bewaard. Het digitaal beschikbaar hebben van al uw inkomende en uitgaande documenten biedt immers veel voordelen:

  • Informatie is sneller en overal beschikbaar
  • Bedrijfsprocessen verlopen efficiënter
  • Minder papierverwerking en dus milieuvriendelijker
  • Lagere operationele kosten

Echter, er zal toch altijd sprake blijven van een zekere papierstroom. Denk bijvoorbeeld aan inkoopfacturen of andere belangrijke correspondentie die u per post ontvangt. Bovendien is er vaak nog sprake van een archief uit de periode vóór de digitalisering. In veel gevallen wordt er uit kostenoverweging voor gekozen om dit archief niet te digitaliseren. Dit betekent echter wel dat de bijbehorende archiefkasten nog vele jaren ruimte innemen in verband met de wettelijke bewaartermijn. Bovendien is het erg tijdrovend als er toch onverhoopt informatie uit dit papieren tijdperk moet worden opgezocht die anders snel digitaal beschikbaar zou zijn geweest.

Digitaliseren volgens de laatste technologie

Om alle papieren informatie snel en efficiënt te integreren in uw digitale bedrijfsproces is een effectieve scanoplossing onontbeerlijk. Zo moet gescande informatie later opvraagbaar en doorzoekbaar zijn. Bovendien moet het document op de juiste locatie opgeslagen worden zodat uw medewerkers dit weer eenvoudig kunnen terugvinden. Daarnaast moet er de mogelijkheid zijn om nieuwe informatie aan toe te voegen.

MEER WETEN OVER HOE U EEN EFFICIENCY SLAG KAN MAKEN MET DE JUISTE DOCUMENT SOLUTION

  • De Return On Investment
  • Welke impact deze verandering binnen de organisatie heeft
  • Hoe u kunt voldoen aan de laatste privacy & veiligheids eisen
  • Welke multifunctionals en modules voor u de beste oplossing zijn

Zeker als er grote hoeveelheden informatie moeten worden gedigitaliseerd, is het erg tijdrovend als dossiers per pagina moeten worden gescand om vervolgens aan een bepaald dossier toe te wijzen. Met een gebruiksvriendelijke applicatie als ScannerVision® kunnen uw medewerkers met slechts enkele eenvoudige handelingen alle documenten scannen, digitaliseren, bewerken, kenmerken, routeren en op de gewenste locatie, in het juiste formaat, opslaan. Met deze moderne vorm van archiveren en digitaliseren werkt uw organisatie efficiënter en minder foutgevoelig, zonder dat daar intensieve training voor nodig is.

Starten met ScannerVision

Wat wordt er gescand, hoe vaak en hoe veel? BeteS biedt diverse licentiemodellen, zodat voor elke organisatiegrootte of afdeling een passend model beschikbaar is. Het in gebruik nemen van ScannerVision kost geen dagen aan programmeren. Alles kan centraal worden ingeregeld met behulp van document workflowtemplates. Zo zijn er diverse standaardtemplates, maar kunt u, met behulp van de aanwezige wizard, ook eenvoudig zelf nieuwe templates creëren. Het bedienen van ScannerVision verloopt via het touchscreen van uw KYOCERA HyPAS multifunctional of vanaf de pc door middel van een desktop client.

Meer dan alleen scannen

ScannerVision is veel meer dan alleen software om mee te scannen. Het maakt elk onderdeel van de digitalisering, verwerking, opslag en distributie van documenten efficiënter en eenvoudiger. Een kleine greep uit de mogelijkheden:

  • Metadata
    Aan elk document kan metadata worden meegegeven via de display van uw multifunctional of de desktop client op uw pc. Bovendien kan ScannerVision automatisch metadata aan elk document toevoegen op basis van bijvoorbeeld de datum en het tijdstip van verwerking of de naam van het document. Zo worden alle documenten correct opgeslagen.
  • Automatisch documenten splitsen
    U kunt documenten in bulk scannen om ze daarna door ScannerVision te laten splitsen en als afzonderlijke documenten te laten verwerken, routeren en opslaan.
  • Zoneherkenning
    U kunt automatisch bepaalde informatie filteren, zoals factuurnummers, klantnaam of codes uit specifieke zones in uw document en deze gebruiken als metadata.
  • Beeldbestanden omzetten in tekst
    U kunt gescande documenten converteren naar een volledige RTF-document dat u kunt bewerken of waarin u op inhoud kunt zoeken.
  • Beveiligd scannen en encryptie
    Door het toevoegen van gebruikersauthenticatie bent u ervan verzekerd dat alleen de bevoegden toegang hebben tot het document terwijl het gehele proces en netwerkverkeer tussen clients en servers versleuteld kan worden.

 

Hoe werkt het?

Het automatisch opslaan van uw documenten op de juiste plaats, in het juiste formaat en deze vervolgens eenvoudig kunnen terugvinden en zelfs inhoudelijk kunnen doorzoeken, verloopt met ScannerVision in drie eenvoudige stappen:

  • Capture
    Plaats uw documenten op de multifunctional. Als u bestaande elektronische documenten (zoals een tiff of pdf-bestand) in uw workflow wilt integreren, laadt u deze in ScannerVision. Selecteer een vooraf vastgelegd proces of verrijk het document met extra informatie op de gebruiksvriendelijke interface van de multifunctional of op de desktop client.
  • Verwerken
    Druk op de startknop en het document wordt automatisch gedigitaliseerd en/of verwerkt. Tijdens dit proces wordt automatisch beeldverbetering toegepast, documenten worden gesplitst en blanco pagina’s worden verwijderd. Daarnaast kan ook Optical Character Recognition (OCR) worden toegepast, waardoor documenten doorzoekbaar en bewerkbaar, in nagenoeg elk formaat kunnen worden opgeslagen.
  • Opslaan of distribueren
    Naast opslaan in de mappenstructuur op de server of distributie via e-mail is het ook mogelijk om uw document automatisch rechtstreeks te plaatsen op hosts of webservers, online webservices en in nagenoeg alle bedrijfsapplicaties.

Zo scant u niet alleen snel en eenvoudig, maar staan documenten meteen op de gewenste locatie binnen bijvoorbeeld Afas, Unit4, Fortuna, Sharepoint, NEXTassyst of één van de andere bedrijfsapplicaties. Samen met Kyocera en ICT Concept bieden we voor nagenoeg elke bedrijfsapplicaties (standaard)oplossingen en implementeren we deze eenvoudig en snel binnen uw bestaande bedrijfsproces en –omgeving.

Slimme (branche) oplossingen waarmee u in drie eenvoudige stappen uw volledige documentenstroom digitaliseert.

Wilt u weten wat een slimme scanoplossing voor uw bedrijf kan betekenen?

Laat BeteS een Total Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een documentoplossing die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.

ICT Concept logo

ICT & implementatie partner voor ondermeer kleine en grote juridische kantoren