Voldoet uw print- en scanoplossing al aan de nieuwe privacywetgeving?

In de media is steeds vaker te lezen over cyberaanvallen en datalekken, waardoor een toenemende bezorgdheid bij de consument is ontstaan over zijn privacy en een groeiende bewustwording van zijn rechten. Zo is uit onderzoek gebleken dat maar liefst 75% van de bevolking ouder dan 18 jaar bedrijven niet vertrouwt met hun persoonlijke data*. Als gevolg van dit toenemend bewustzijn en bezorgdheid rondom privacy zal vanaf 25 mei 2018 een nieuwe wet in werking treden: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hiermee zullen in heel Europa dezelfde regels rond privacy gaan gelden, met behoorlijke gevolgen voor ondernemingen die met persoonlijke gegevens werken. ‘Persoonlijke gegevens’ moet overigens heel breed worden geïnterpreteerd, van personeelsgegevens tot klantgegevens, van adresgegevens en geboortedatum tot informatie over iemands financiële situatie. Met de invoering van de AVG moet er nóg zorgvuldiger worden omgegaan met dergelijke gevoelige informatie.

Hoge boetes

De AVG ziet erop toe hoe persoonlijke informatie moeten worden opgeslagen, gebruikt en verwerkt. Zo worden organisaties voortaan verplicht om:

  • Transparant te zijn over hoe persoonlijke data wordt verkregen en wordt gebruikt
  • Verantwoording te dragen over hoe deze data wordt opgeslagen, verwerkt en gebruikt
  • Alles te doen om persoonlijke data te beschermen en eventuele datalekken te voorkomen. Daarbij moeten organisaties bewijzen dat ze continue voldoen aan deze AVG-regelgeving.

Dat de navolging ervan serieus moet worden genomen, blijkt wel uit de boetes die kunnen voortvloeien uit het niet voldoen aan de AVG; deze kunnen oplopen tot wel 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet!

MEER WETEN OVER HOE U EEN EFFICIENCY SLAG KAN MAKEN MET DE JUISTE DOCUMENT SOLUTION

  • De Return Of Investment
  • Welke impact deze verandering binnen de organisatie heeft
  • Hoe u kunt voldoen aan de laatste privacy & veiligheids eisen
  • Welke multifunctionals en modules voor u de beste oplossing zijn

Secure printen conform de AVG

Veel mensen realiseren zich niet dat je met het printen van persoonlijke gegevens het risico loopt dat er een zogenaamd ‘datalek’ ontstaat, oftewel dat gevoelige informatie in handen van onbevoegden komt. Zo kunnen uitgeprinte documenten, die enige tijd op de printer blijven liggen, in handen komen van een onbevoegde collega of, erger nog, een toevallig langslopende externe bezoeker. Hetzelfde geldt voor documenten die onverhoopt tussen de printopdrachten van een andere persoon terechtkomen.

Print & Follow
Met de Print & Follow SE module van Kyocera kunnen dergelijke situaties eenvoudig worden voorkomen. Alle printopdrachten worden met deze module op de harde schijf van een centrale multifunctional printer opgeslagen. Pas nadat een medewerker inlogt op een willekeurige, vrije printer worden al zijn opdrachten in één keer uitgeprint. Hiermee voorkom je niet alleen onnodig wachten op printopdrachten van andere gebruikers, ook de veiligheid van de documenten wordt enorm verhoogd. Deze applicatie functioneert overigens zonder extra server en kan eenvoudig en zonder uitgebreide IT-ondersteuning onderhouden worden, zodat Print & Follow SE ook een kostenefficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing is voor kleinere ondernemingen.

Data protectie met ISO-gecertificeerde beveiliging harde schijf

Veel printers beschikken over een geïntegreerde harde schijf. Na een afdruk, kopieer- of scantaak kan daar informatie op achterblijven. Om te zorgen dat ook deze gegevens voldoende beveiligd zijn, heeft Kyocera voor een groot aantal systemen de Data Security Kit ontwikkeld. Deze zorgt ervoor dat, na elke taak, alle gegevens die tijdens het proces op de harde schijf werden opgeslagen, worden verwijderd. Dit verwijderingsproces is zelfs zo grondig en veilig dat het de ISO-15408 certificering heeft ontvangen van het Duitse federale kantoor voor informatiebeveiliging (BSI). Als een printer eenmaal aan het einde van zijn levensduur is gekomen, kan deze dan ook met een veilig gevoel worden afgevoerd, zonder dat het risico bestaat dat er vertrouwelijke gegevens op straat belanden. Als de multifunctional ook wordt gebruikt om pdf-documenten te maken, kan daarnaast nog worden gekozen voor de PDF-uitbreidingskit. Hiermee wordt er een 40- of 128-bits encryptie op het pdf-document toegepast. Ook kunt u bijvoorbeeld wachtwoordbeveiliging of andere beperkingen instellen met betrekken tot het openen en afdrukken van het document of het kopiëren van tekst en afbeeldingen uit het pdf-bestand. Zo zorgt u dat uw digitale pdf-bestanden optimaal zijn beveiligd.

Nieuwsgierig naar uw ideale document solution

Laat BeteS een Total Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een documentoplossing die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.



Download de casus en lees het volledige verhaal Jan Brasser en welke efficiency slag Adviesgroep Van der Roest / VDRD gemaakt heeft.