Als je met je bedrijf voornamelijk online werkt, via mail, in de cloud en met digitale archieven, heb je het grote voordeel dat alle informatie overal en snel beschikbaar is. Een zeer belangrijk vereiste is dan dat de digitale omgeving waarin gewerkt wordt stabiel, veilig en betrouwbaar is. Immers, als de internetverbinding onvoldoende stabiel is, kan het voorkomen dat de mail niet werkt of dat men geen toegang heeft tot digitale dossiers. Voor notariskantoor Koch en Compaijen waren de terugkerende problemen met hun internetverbindingen aanleiding om hun digitale omgeving volledig opnieuw te laten inrichten en zo de beschikbaarheid en veiligheid van hun, vaak zeer vertrouwelijke, digitale bestanden te optimaliseren.

Alle informatie snel beschikbaar

Het moderne notariskantoor Koch en Compaijen in Utrecht werkt zo efficiënt en digitaal mogelijk. Vrijwel alle uitgaande correspondentie gaat online en inkomende post wordt dagelijks gescand. Uiteraard vereist de branche dat officiële aktes, zoals een testament of de leveringsakte voor een huis, uiteindelijk fysiek worden ondertekend. Echter, dergelijke documenten worden eerst digitaal opgemaakt en voor akkoord rondgestuurd, om vervolgens zowel fysiek als digitaal te worden bewaard. Daarnaast heeft het kantoor online toegang tot diverse instanties, zoals het kadaster, diverse databanken en de Kamer van Koophandel, zodat ook de daar opgeslagen informatie snel beschikbaar is en kan worden verwerkt.

Instabiele digitale omgeving

Echter, Koch en Compaijen liep er steeds vaker tegenaan dat hun digitale omgeving onvoldoende stabiel was, met als gevolg dat internetverbindingen en de toegang tot digitale bestanden niet altijd even betrouwbaar waren. Daarbij groeide de ontevredenheid over de partij die hiervoor verantwoordelijk was en problemen niet altijd even goed en snel oploste. Dit belemmerde Koch en Compaijen niet alleen tijdens de dagelijkse gang van zaken, maar een dergelijke instabiele digitale omgeving straalt natuurlijk ook af op de betrouwbaarheid van het kantoor zelf. Immers, je moet er niet aan denken dat je tijdens een officiële ondertekening niet kunt beschikken over de benodigde akte, omdat het betreffende document niet kon worden geprint door een digitale glitch. Of erger….

Kennis en ervaring met notariële branche

Koch en Compaijen besloot om over te stappen naar een grotere, meer betrouwbare partij. Daarbij ging de voorkeur uit naar een partij die kennis en ervaring had met de notariële branche en alles wat daarbij komt kijken voor het neerzetten en onderhouden van de bijbehorende digitale omgeving. Uiteindelijk viel de keuze op ICT Concept, gespecialiseerd in ICT-oplossingen voor de juridische sector en al vele jaren partner van BeteS. Naast een nieuwe printerinrichting en digitale infrastructuur, maakte Koch en Compaijen ook de overstap van Quantaris naar een ander softwarepakket, NEXTassyst, speciaal voor notarissen. Behalve dat ze nu de beschikking hebben over een stabiele en veilige digitale omgeving, kan het kantoor nu ook zo efficiënt en effectief mogelijk werken dankzij twee Kyocera TASKalfa multifunctionals die snel kunnen printen, kopiëren en scannen, én optimaal kunnen worden geïntegreerd met het nieuwe softwarepakket. Zo is het kantoor weer helemaal futureproof.

Nieuwsgierig naar uw ideale digitale omgeving?

Laat BeteS een Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een digitale omgeving die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.

total cost of ownership laten berekenen

De overgang ging eigenlijk heel soepel en werd heel goed begeleid. Geen uitval, alles werkte gewoon meteen.

Taeke Tol (Koch en Compaijen)