Assurantiekantoor Adviesgroep Van der Roest en serviceprovider VDRD hebben dagelijks te maken met persoonlijke en gevoelige informatie, waar zorgvuldig mee moet worden omgegaan. Dergelijke informatie moet veilig verwerkt en opgeslagen worden en mag niet in handen van onbevoegden terechtkomen.

Om tot een optimale document solution voor zowel Adviesgroep Van der Roest als VDRD te komen is er uitgebreid gekeken naar de aard van de bedrijfsvoering. Gelukkig bieden de huidige multifunctional printers diverse mogelijkheden om de veiligheid zoveel mogelijk te waarborgen.

Print & Follow

Een van de modules die zeker in de nieuwe printeroplossing moest worden opgenomen, is Print & Follow. Hierbij worden alle printopdrachten centraal op de server opgeslagen om pas op een later moment te worden uitgedraaid. Een medewerker loopt één of twee keer per dag naar een willekeurige printer die op dat moment beschikbaar is en, na het intoetsen van zijn persoonlijke code, ontvangt hij zijn volledige printoutput. Hierdoor hoeft hij niet te wachten op printopdrachten van collega’s en hoeft hij zijn eigen printwerk niet meer uit een grote stapel te filteren. En mocht het nodig zijn om na een wijziging het document opnieuw te printen, dan kan de oude afdruktaak eenvoudig worden verwijderd uit de takenlijst. Dit leidt niet alleen tot meer efficiëntie, maar ook tot veel meer veiligheid. Immers, documenten liggen niet langer onbeheerd bij de printer en kunnen niet in de handen van onbevoegden terechtkomen.

Harde schijf

Veel mensen zijn zich er niet van bewust dat een groot aantal printers en multifunctionals beschikken over een geïntegreerde harde schijf. Hierop kan, na een afdruk, kopieer- of scantaak, informatie achterblijven. Een belangrijk veiligheidsaspect om rekening mee te houden bij het verwijderen van de oude printerinrichting. BeteS adviseerde daarom om de harde schijven van de oude printers professioneel te laten vernietigen, zodat eventuele gevoelige informatie niet in verkeerde handen terecht zou kunnen komen. Na afloop ontving Adviesgroep Van der Roest zelfs een officiële verklaring van vernietiging, om bij klanten aan te kunnen tonen dat veilig is omgegaan met deze gegevens. Een dergelijke verklaring wordt overigens steeds vaker naar gevraagd, met het toenemende bewustzijn omtrent privacy en informatiebeveiliging. De nieuwe Kyocera TASKalfa multifunctionals werden voorzien van een Data Security Kit. Dankzij deze kit worden na elke afdruk, kopieer- of scantaak alle gegevens verwijderd die tijdens het proces werden opgeslagen. Dit verwijderingsproces is zelfs zo grondig en veilig dat het de certificering ISO 15408 heeft gekregen.

Opties zoals Print & Follow en het installeren van een Data Security Kit zorgen ervoor dat informatie veilig kan worden verwerkt, gebruikt en opgeslagen. Hiermee bent u ook in 2018 AVG-proof. Een belangrijk gegeven, zeker in geval van een assurantiekantoor en een service provider, waar voortdurend met gevoelige, persoonlijke informatie wordt gewerkt.

Download het volledige verhaal van Adviesgroep Van der Roest en VDRD en lees hoe deze uitgangspunten zijn bepaald en welke mogelijkheden er waren. Daarnaast vertelt Jan Brasser, financieel directeur bij Adviesgroep Van der Roest en VDRD, over het traject dat hij heeft doorlopen om tot een optimale document solution te komen en hoe hij dit heeft ervaren.

Nieuwsgierig naar uw ideale document solution

Laat BeteS een Total Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een documentoplossing die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.

total cost of ownership laten berekenen