Adviesgroep Van der Roest is een middelgroot assurantiekantoor in Huizen. Daarnaast verzorgt het onder de naam VDRD als service provider administratieve assurantie dienstverlening voor zo’n 60 bij hen aangesloten agenten (assurantietussenpersonen), wat resulteert in grote printvolumes van belangrijke financiële documenten. Omdat ze bovendien alle communicatie onder het private label van de betreffende agent verzorgen, betekent dit veel verschillende huisstijlen waarin polissen en correspondentie moeten worden opgemaakt en geprint. Werd dit voorheen nog op voorgedrukt briefpapier geprint, tegenwoordig wordt de betreffende huisstijl direct mee geprint. Alle correspondentie en polissen vormen het visitekaartje van de bij VDRD aangesloten agenten, zodat er zeer hoge eisen aan het drukwerk en dus de kwaliteit en de stabiliteit van de printer worden gesteld.

Onderling uitwisselbare printers

In de oude printersituatie maakte Van der Roest/VDRD gebruik van een aantal verouderde Kyocera printers met verschillende onderhoudscontracten. Echter, tussen het printwerk van deze verschillende printertypes bleek een aanzienlijk kleurverschil te zitten. Naast de maandelijkse bulk aan facturen moet er zeker in periodes van polisverlengingen in korte tijd grote volumes aan drukwerk worden geprint. Als dan een printer om de een of andere reden uitvalt, wat door de verouderde apparatuur steeds vaker voorkwam, moet een van de andere printers het over kunnen nemen. Echter, vanwege dit kleurverschil bleken de printers onderling onvoldoende uitwisselbaar te zijn. Het kan immers niet zo zijn dat de huisstijl op de ene printer een andere kleurnuance geeft dan wanneer het op een andere printer wordt geprint. Deze wens tot onderlinge uitwisselbaarheid en een meer stabiele printeroplossing die minder onderhoud zou vergen, vormde dan ook een belangrijke aanleiding om naar een andere printeroplossing te kijken.

De oplossing

Na een uitgebreid advies- en oriëntatietraject onder begeleiding van BeteS viel de keuze uiteindelijk op vijf TASKalfa 5052ci multifunctional printers van Kyocera. Deze slimme kleurenprinters kunnen niet alleen razendsnel printen en scannen, zij bieden ook een ongekend hoge printkwaliteit. Door te kiezen voor vijf identieke printers zijn alle machines bovendien volledig uitwisselbaar en wordt een zeer stabiele printerinrichting gecreëerd.

Inmiddels werkt Van der Roest een half jaar met grote tevredenheid in de nieuwe printeropstelling. De gewenste verbetering in kwaliteit en stabiliteit zijn met de nieuwe Kyoceraprinters ruimschoots gerealiseerd. En zelfs nu er veel vaker in kleur wordt geprint, een logische ontwikkeling nu er overal kleurenprinters staan, heeft men een flinke kostenbesparing kunnen realiseren door alle verschillende printercontracten op te laten gaan in één, overzichtelijk all-in servicecontract. Dankzij het advies en de begeleiding van BeteS zijn ze weer helemaal ‘toekomstproof’ met de voor hen optimale document solution.

Download het volledige verhaal van Adviesgroep Van der Roest en lees hoe deze uitgangspunten zijn bepaald en welke mogelijkheden er waren. Daarnaast vertelt Jan Brasser, financieel directeur bij Adviesgroep Van der Roest en VDRD, over het traject dat hij heeft doorlopen om tot een optimale document solution te komen en hoe hij dit heeft ervaren.

Nieuwsgierig naar uw ideale document solution

Laat BeteS een Total Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een documentoplossing die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.

total cost of ownership laten berekenen