Digitaal werken kan een bedrijf veel efficiencyvoordeel opleveren. De ICT-omgeving moet dan wel zo zijn ingericht dat deze zo goed mogelijk aansluit bij de bedrijfsgrootte, eventuele eisen vanuit de betreffende branche en zelfs bij het pand waarin een bedrijf is gevestigd. Al deze aspecten en meer waren dan ook van belang bij het bepalen van de juiste printerinrichting voor notariskantoor Koch en Compaijen. Want hoewel Koch en Compaijen is gevestigd in een monumentaal pand in de Utrechtse wijk Zuilen, gaat het er aan de binnenzijde modern aan toe.

Correspondentie gaat voornamelijk via e-mail en de dossiers worden, voor zover mogelijk, digitaal bewaard. Dankzij de ‘Hybrid Complete Cloud Pack‘ van ICT Concept wordt er volledig in de cloud gewerkt. Alle gegevens, bestanden en software staan niet meer fysiek opgeslagen op een server in het eigen pand, maar veilig op een snelle cloudserver waarmee via internet een secure verbinding kan worden gemaakt. Toch bleek na een Total Cost of Ownership berekening dat er niet alleen op gebied van efficiency nog groot voordeel kon worden behaald, maar dat bovendien de kosten nog verder omlaag konden.

Traplopen

De printerinrichting van Koch en Compaijen, waar de 12 medewerkers dagelijks mee werkten, bestond uit een aantal HP-printers, een aparte scanner en een kopieerapparaat. Voor de mensen op de eerste verdieping betekende dit in de praktijk heel wat traplopen, aangezien het kopieerapparaat op de begane grond stond. Dan is het bovendien extra vervelend als bij aankomst blijkt dat het apparaat al bezet is. Nu is al dat traplopen natuurlijk prima voor de conditie, maar voor de efficiency was het toch minder handig. Een nieuwe, moderne printerinrichting was dan ook zeer wenselijk.

Nieuwe printerinrichting

Op basis van de wensen van Koch en Compaijen formuleerde BeteS een aantal uitgangspunten waar de nieuwe printerinrichting aan moest voldoen. Behalve dat de nieuwe printers snel en in hoge kwaliteit moesten kunnen printen, scannen en kopiëren, moest elke printer bovendien beschikken over minimaal vier printerlades. Na de invoering van een nieuwe huisstijl was het briefpapier namelijk uitgebreid met aparte vervolgvellen. Daarnaast wordt er ook regelmatig geprint op blanco papier en moet er voor officiële documenten een aparte lade beschikbaar zijn met aktepapier.

Flinke onderhoudsbesparing

Uiteindelijk werden er twee Kyocera TASKalfa’s geplaatst: een 3011i en een 4002i. De aparte scanner en het kopieerapparaat konden weg, waarmee meteen een flinke besparing op onderhoud kon worden gerealiseerd. Over de oude HP-printers was men eigenlijk nog wel tevreden, maar deze voldeden niet aan de voorwaarde van minimaal vier printerlades. Echter, de BeteS medewerker die de installatie van de nieuwe multifunctionals begeleidde, bedacht daar ter plekke een slimme oplossing voor: hij voegde de printerlades van de twee identieke printers samen, waardoor er één HP-printer overbleef met ruimte voor alle soorten papier. Naast een nieuwe, gebruiksvriendelijke multifunctional printer op elke verdieping, had men nu dus ook nog de beschikking over een extra printer.

Nieuwsgierig naar uw ideale digitale omgeving?

Laat BeteS een Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een digitale omgeving die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.

total cost of ownership laten berekenen

Zo’n multifunctional is gewoon heel handig.
Daarmee kun je alles in één keer doen: printen, kopiëren én scannen!

Taeke Tol (Koch en Compaijen)