Een efficiënter notariaat: overal werken, printen, scannen en kopiëren met minder apparaten

Digitaal werken kan een bedrijf veel efficiencyvoordeel opleveren. De ICT-omgeving moet dan wel zo zijn ingericht dat deze zo goed mogelijk aansluit bij de bedrijfsgrootte, eventuele eisen vanuit de betreffende branche en zelfs bij het pand waarin een bedrijf is gevestigd. Al deze aspecten en meer waren dan ook van belang bij het bepalen van de juiste printerinrichting voor notariskantoor Koch en Compaijen. Want hoewel Koch en Compaijen is gevestigd in een monumentaal pand in de Utrechtse wijk Zuilen, gaat het er aan de binnenzijde modern aan toe.

Correspondentie gaat voornamelijk via e-mail en de dossiers worden, voor zover mogelijk, digitaal bewaard. Dankzij de ‘Hybrid Complete Cloud Pack‘ van ICT Concept wordt er volledig in de cloud gewerkt. Alle gegevens, bestanden en software staan niet meer fysiek opgeslagen op een server in het eigen pand, maar veilig op een snelle cloudserver waarmee via internet een secure verbinding kan worden gemaakt. Toch bleek na een Total Cost of Ownership berekening dat er niet alleen op gebied van efficiency nog groot voordeel kon worden behaald, maar dat bovendien de kosten nog verder omlaag konden.

DOWNLOAD DE HELE CASUS

En lees het hele verhaal over de efficiencyslag die gemaakt is bij Notariskantoor Koch & Compaijen en hoe ze weer future- en AVG-proof zijn geworden

Traplopen

De printerinrichting van Koch en Compaijen, waar de 12 medewerkers dagelijks mee werkten, bestond uit een aantal HP-printers, een aparte scanner en een kopieerapparaat. Voor de mensen op de eerste verdieping betekende dit in de praktijk heel wat traplopen, aangezien het kopieerapparaat op de begane grond stond. Dan is het bovendien extra vervelend als bij aankomst blijkt dat het apparaat al bezet is. Nu is al dat traplopen natuurlijk prima voor de conditie, maar voor de efficiency was het toch minder handig. Een nieuwe, moderne printerinrichting was dan ook zeer wenselijk.

Nieuwe printerinrichting

Op basis van de wensen van Koch en Compaijen formuleerde BeteS een aantal uitgangspunten waar de nieuwe printerinrichting aan moest voldoen. Behalve dat de nieuwe printers snel en in hoge kwaliteit moesten kunnen printen, scannen en kopiëren, moest elke printer bovendien beschikken over minimaal vier printerlades. Na de invoering van een nieuwe huisstijl was het briefpapier namelijk uitgebreid met aparte vervolgvellen. Daarnaast wordt er ook regelmatig geprint op blanco papier en moet er voor officiële documenten een aparte lade beschikbaar zijn met aktepapier.

Flinke onderhoudsbesparing

Uiteindelijk werden er twee Kyocera TASKalfa’s geplaatst: een 3011i en een 4002i. De aparte scanner en het kopieerapparaat konden weg, waarmee meteen een flinke besparing op onderhoud kon worden gerealiseerd. Over de oude HP-printers was men eigenlijk nog wel tevreden, maar deze voldeden niet aan de voorwaarde van minimaal vier printerlades. Echter, de BeteS medewerker die de installatie van de nieuwe multifunctionals begeleidde, bedacht daar ter plekke een slimme oplossing voor: hij voegde de printerlades van de twee identieke printers samen, waardoor er één HP-printer overbleef met ruimte voor alle soorten papier. Naast een nieuwe, gebruiksvriendelijke multifunctional printer op elke verdieping, had men nu dus ook nog de beschikking over een extra printer.

Nieuwsgierig naar uw ideale digitale omgeving?

Laat BeteS een Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een digitale omgeving die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.

Zo’n multifunctional is gewoon heel handig.
Daarmee kun je alles in één keer doen: printen, kopiëren én scannen!

Taeke Tol (Koch en Compaijen)

ICT Concept logo

ICT & implementatie partner voor ondermeer kleine en grote juridische kantoren



TEMPEO WAVE TGREY (vanaf € 580,-)

met witte accenten op de achterkant, in de armleggers en kruisvoet

Deze fraaie design stoel (erkend met internationale prijzen) past in menig interieur en is leverbaar in 7 verschillende stijlvolle kleuren. Dankzij de 4cm brede golvende banen in de mooie stoffering is het een zeer comfortabele bureaustoel. De stoel is zeer goed instelbaar en is ergonomisch verantwoord ondermeer door de lendensteun, gemakkelijk verwisselbaar zitkussen, ergo synchroon mechaniek plus, de dynamische zitneiginstelling, schuifzitting en 3D armleggers.

Opties

De stoel is te voorzien van 5D armleggers tegen een meerprijs van € 35,-.
En voor een dynamischere zit kan de stoel van een AIR SEAT voorzien worden à € 79,-

*Prijzen zijn exclusief BTW

TEMPEO FRESH (vanaf € 445,-)

In 7 verschillende stijlvolle kleuren

Uitgevoerd met lendensteun, gemakkelijk verwisselbaar zitkussen, auto synchroon mechaniek, schuifzitting en 3D armleggers.

Opties

De stoel is te voorzien van 5D armleggers tegen een meerprijs van € 35,-. En voor een dynamischere zit kan de stoel van een AIR SEAT voorzien worden à € 79,-

*Prijzen zijn exclusief BTW

ANTEO Automaat met AIR-SEAT

Ergonomische bureaustoel in stijlvol design
uitgevoerd met 2D of 5D armleggers

De ANTEO met automaat mechaniek en 2D armleggers (€ 375,-*) of (NPR 1813) 5D armleggers (€ 439,-*) is een ARBO goedgekeurde stoel uitgevoerd met automatische gewichtsaanpassing met minimaal aantal handels, waardoor deze zeer eenvoudig in te stellen is en in fraaie trendkleuren verkrijgbaar.

KÖHL AIR-SEAT

Deze stoel is bovendien voorzien van een gepattenteerde AIR-SEAT van KÖHL; een zitting met een individueel instelbaar luchtkussen. Deze zorgt voor micro bewegingen die je rugspieren zachtjes traint, waardoor je rugklachten voorkomt en bestaande klachten kunnen verminderen.
*Prijzen zijn exclusief BTW

Zit-sta kruk LISELOTTE

  • Zitting uitgevoerd in stof
  • Rond foamkussen zorgt voor een comfortabele zit
  • Volledig roteerbaar
  • In hoogte verstelbare gasveer
  • Zwart of witte kunststof voet
  • De basis garandeert een stabiele neiging voor de juiste houding
  • Verkrijgbaar in zwart/zwart, wit/zwart, wit/groen, wit/blauw en wit/oranje

 

Bureaufiets Teun

  • Geen installatie vereist
  • In hoogte verstelbaar ergonomisch zitkussen
  • Geluidloos magnetisch spinwiel
  • LCD-scherm met tijd, snelheid, afstand en calorieën
  • Instelbare tegendruk
  • Gemakkelijk te verplaatsen

BeteS S1 zit-sta verhoger

Werkoppervlak: 700 x480 mm
Hoogte verstelling: 120 -450 mm

  • Eenvoudige installatie
  • Instelbaar op iedere hoogte
  • Strak en modern design
  • Ideaal te combineren met laptop
  • Maximale belasting 15kg
  • Montage monitorarm voorbereid

Zit zit bureau Betes 470

Bureau met in hoogte verstelbaar onderstel (62-87,5cm) inclusief werkblad

De ideale hoogte voor een niet verstelbaar bureau is 74 cm. Dit bureau is in hoogte verstelbaar van 62 tot 87,5 cm en voldoet hiermee dan ook volledig aan de europese arbo NEN-EN 527 richtlijnen.

Het onderstel is verkrijgbaar in de kleuren wit, zwart en aluminium en is leverbaar met een werkblad in de kleur wit, licht eiken of grijs.

Alle werkbladen hebben een diepte van 80cm en zijn te bestellen in de volgende breedtematen:

  • 120cm breed
  • 160cm breed

Zit stabureau Betes 470 SLS

Elektrisch verstelbaar zit-sta basis bureau onderstel + werkblad

Deze zit sta bureau is verkrijgbaar met een onderstel in de kleuren wit, zwart en aluminium en zijn leverbaar met werkbladen de kleuren wit, licht eiken en grijs.

De werkbladen hebben een diepte van 80cm en zijn te bestellen in de volgende breedtematen:

  • 120cm breed
  • 140cm breed
  • 160cm breed
  • 180cm breed

 

Traploos in hoogte verstelbaar

Deze elektrisch verstelbare zit-sta tafel is door toepassing van tweemotorig onderstel (in elke poot één) zeer kwalitatief hoogwaardig. En is traploos in hoogte verstelbaar van 64 cm tot 130 cm.

ANTEO NPR 1813 met AIR-SEAT

Ergonomische bureaustoel met
multi synchroon mechaniek & 5D armleggers

Deze stijlvolle ANTEO met multifunctioneel-synchroon-mechaniek en 5D armleggers (€ 540,-*) is een ARBO goedgekeurde stoel. En is bovendien, voor extra zitcomfort, uitgevoerd met een AIR-SEAT van KÖHL.

Deze zitting heeft een individueel instelbaar luchtkussen dat met behulp van micro bewegingen je rugspieren zachtjes traint, waardoor je rugklachten voorkomt en bestaande klachten kunnen verminderen.
*Prijzen zijn exclusief BTW

NPR 1813

Een werkplek wat intensief gebruikt wordt dient volgens de Arbo richtlijnen aan strengere eisen te voldoen wat betreft de verstelbaarheid. Bij kort gebruik is de EN 1335, de Europese norm rond bureaustoelen, geschikt om te gebruiken. Voor langdurig gebruik is de NPR 1813 geschikter, want die stelt een ruimere verstelbaarheid voor.

JASMIJN

Ergonomische bureaustoel (NEN-EN 1335) in stijlvol design

De JASMIJN (€ 295,-*) is een elegante ARBO verantwoorde NEN-EN 1335 stoel en is voor extra zitcomfort bovendien te voorzien van een gepattenteerde AIR-SEAT van KÖHL (+€ 79,-*).

Voor maar € 79,-* extra, heb je een individueel instelbaar luchtkussen dat met behulp van micro bewegingen je rugspieren zachtjes traint, waardoor je rugklachten voorkomt en bestaande klachten kunnen verminderen.
*Prijzen zijn exclusief BTW

NEN-EN 1335

NEN-EN 1335 is dé Europese norm voor bureaustoelen en kantoorstoelen hiermee voldoet bureaustoel JASMIJN volledig aan deze ARBO norm als het gaat om comfort, instelbaarheid en afmetingen. U bent dus verzekerd van een kwalitatief goede bureaustoel die jaren meegaat. Meer over NEN-EN 1335

All-in werkinstructies op de werkvloer

Maak gebruik van onderstaand formulier en vraag de all-in werkinstructie op de werkvloer aan. Ik neem spoedig contact met u op. Wenst u liever telefonisch contact, bel mij op +31 (0)35-656 56 65

 

[Form id="11"]

Download de casus en lees het volledige verhaal Jan Brasser en welke efficiency slag Adviesgroep Van der Roest / VDRD gemaakt heeft.