Een overstap naar een compleet nieuw printerpark heeft grote impact op je bedrijfsvoering. Een proefplaatsing zorgt ervoor dat dit een zorgenloze exercitie wordt. Jan Brasser vertelt over zijn ervaring met de overstap naar vijf TASKalpha 5052ci multifunctional printers van Kyocera en het nieuwe werken binnen Adviesgroep Van der Roest.

Nadat de behoefte aan een nieuwe printeroplossing steeds groter werd, riep Adviesgroep Van der Roest de hulp van BeteS in om te bepalen wat de meest optimale document solution voor hen zou zijn. Hierbij werden de wensen van de Van der Roest Groep vertaald in een eisenpakket waar de nieuwe document solution aan zou moeten voldoen. Belangrijke uitgangspunten hierbij waren de hoge eisen aan de printkwaliteit (om zelf drukwerk te kunnen printen), de onderlinge uitwisselbaarheid van de printers, een betrouwbare en stabiele printeroplossing en de wens om de huidige printkosten te verlagen.

Onderling uitwisselbare printers

In de oude printersituatie maakte Van der Roest/VDRD gebruik van een aantal verouderde Kyocera printers met verschillende onderhoudscontracten. Echter, tussen het printwerk van deze verschillende printertypes bleek een aanzienlijk kleurverschil te zitten. Naast de maandelijkse bulk aan facturen moet er zeker in periodes van polisverlengingen in korte tijd grote volumes aan drukwerk worden geprint. Als dan een printer om de een of andere reden uitvalt, wat door de verouderde apparatuur steeds vaker voorkwam, moet een van de andere printers het over kunnen nemen. Echter, vanwege dit kleurverschil bleken de printers onderling onvoldoende uitwisselbaar te zijn. Het kan immers niet zo zijn dat de huisstijl op de ene printer een andere kleurnuance geeft dan wanneer het op een andere printer wordt geprint. Deze wens tot onderlinge uitwisselbaarheid en een meer stabiele printeroplossing die minder onderhoud zou vergen, vormde dan ook een belangrijke aanleiding om naar een andere printeroplossing te kijken.

Driestappenplan

Bij het bepalen van de optimale oplossing werd niet over één nacht ijs gegaan. Zo werkt BeteS met een driestappenplan om tot een gedegen advies én follow-up te komen:

1. Tijdens de eerste, analytische fase, werd een gedetailleerd overzicht van de huidige bedrijfssituatie gemaakt, waarbij werd gekeken naar de efficiëntie van de processen en de voortvloeiende kosten met ROI.
2. Tijdens de tweede fase, de optimalisatiefase, werden alle interne eisen van zowel Adviesgroep Van der Roest als VDRD, zowel technisch, financieel als organisatorisch, vertaald naar een managementconcept op maat.
3. De derde fase gaat in na de aanschaf en bestaat uit een continu beheer van de document solution, zoals onderhoud, rapportage en voortdurende verbeteringen om in te spelen op de veranderende eisen van een bedrijf.

Functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid

Als merkonafhankelijk adviseur is BeteS niet gebonden aan een specifiek printermerk. Vele mogelijkheden werden dan ook overwogen, waarna de keuze op Kyocera viel als beste match met het opgestelde managementconcept. Vervolgens is financieel directeur Jan Brasser naar Kyocera in Hoofddorp geweest om daar zelf een aantal voorgestelde modellen te bekijken. Uiteindelijk werd gekozen voor vijf identieke TASKalpha 5052ci multifunctional printers van Kyocera. Deze gebruiksvriendelijke printers bieden een perfecte kleurkwaliteit en scherpte. Daarnaast ondersteunt de TASKalfa grote papierformaten en dikkere papiersoorten, voor grote flexibiliteit, en heeft hij een kortere opwarmtijd. Met een hoge afdrukresolutie en verschillende papiercassettes en afwerkingsopties maakt de TASKalfa het mogelijk om snel en zonder onderbrekingen grote volumes af te drukken. Dankzij een nog lagere stilstandtijd en de onderlinge uitwisselbaarheid van de printers kon bovendien een zeer stabiele print- en scanomgeving worden gecreëerd. Tenslotte houdt de TASKalfa ook rekening met zijn ecologische voetafdruk en biedt zeer hoge energie-efficiëntie in combinatie met een besparing op grondstoffen door het gebruik van duurzame componenten.

Cost of Ownership

Om te zien of deze printers niet alleen in theorie de beste oplossing waren, maar ook in de praktijk zouden bevallen, werden de multifunctionals eerst in een proefopstelling bij de Van der Roest Groep geplaatst. Zo konden niet alleen de medewerkers tijdens een uitgebreide proefperiode de machines leren kennen en testen, ook kon BeteS een Cost of Ownership opstellen, zodat naast gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit ook de kosten van deze nieuwe printerinrichting inzichtelijk werden gemaakt.

Vraag hier direct een TCO aan of download het volledige verhaal van Adviesgroep Van der Roest en VDRD en lees hoe deze uitgangspunten zijn bepaald en welke mogelijkheden er waren. Daarnaast vertelt Jan Brasser, financieel directeur bij de Van der Roest Groep, over het traject dat hij heeft doorlopen om tot een optimale document solution te komen en hoe hij dit heeft ervaren.

Nieuwsgierig naar uw ideale document solution

Laat BeteS een Total Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een documentoplossing die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.

PROEFPLAATSING & TCO laten berekenen