Deel 2 – Effectief digitaal werken vraagt om een slimme scanoplossing

Steeds meer bedrijven gaan over op –zoveel mogelijk- digitaal werken. Factureren en andere vormen van correspondentie verlopen steeds vaker via e-mail en dossiers worden digitaal bewaard. Het digitaal beschikbaar hebben van al uw inkomende en uitgaande documenten biedt immers veel voordelen:

  • Informatie is sneller en overal beschikbaar
  • Bedrijfsprocessen verlopen efficiënter
  • Minder papierverwerking en dus milieuvriendelijker
  • Lagere operationele kosten

Echter, er zal toch altijd sprake blijven van een zekere papierstroom. Denk bijvoorbeeld aan inkoopfacturen of andere belangrijke correspondentie die u per post ontvangt. Bovendien is er vaak nog sprake van een archief uit de periode vóór de digitalisering. In veel gevallen wordt er uit kostenoverweging voor gekozen om dit archief niet te digitaliseren. Dit betekent echter wel dat de bijbehorende archiefkasten nog vele jaren ruimte innemen in verband met de wettelijke bewaartermijn. Bovendien is het erg tijdrovend als er toch onverhoopt informatie uit dit papieren tijdperk moet worden opgezocht die anders snel digitaal beschikbaar zou zijn geweest.

Digitaliseren volgens de laatste technologie

Om alle papieren informatie snel en efficiënt te integreren in uw digitale bedrijfsproces is een effectieve scanoplossing onontbeerlijk. Zo moet gescande informatie later opvraagbaar en doorzoekbaar zijn. Bovendien moet het document op de juiste locatie opgeslagen worden zodat uw medewerkers dit weer eenvoudig kunnen terugvinden. Daarnaast moet er de mogelijkheid zijn om nieuwe informatie aan toe te voegen.

MEER WETEN OVER HOE U EEN EFFICIENCY SLAG KAN MAKEN MET DE JUISTE DOCUMENT SOLUTION

  • De Return On Investment
  • Welke impact deze verandering binnen de organisatie heeft
  • Hoe u kunt voldoen aan de laatste privacy & veiligheids eisen
  • Welke multifunctionals en modules voor u de beste oplossing zijn

Zeker als er grote hoeveelheden informatie moeten worden gedigitaliseerd, is het erg tijdrovend als dossiers per pagina moeten worden gescand om vervolgens aan een bepaald dossier toe te wijzen. Met een gebruiksvriendelijke applicatie als ScannerVision® kunnen uw medewerkers met slechts enkele eenvoudige handelingen alle documenten scannen, digitaliseren, bewerken, kenmerken, routeren en op de gewenste locatie, in het juiste formaat, opslaan. Met deze moderne vorm van archiveren en digitaliseren werkt uw organisatie efficiënter en minder foutgevoelig, zonder dat daar intensieve training voor nodig is.

Starten met ScannerVision

Wat wordt er gescand, hoe vaak en hoe veel? BeteS biedt diverse licentiemodellen, zodat voor elke organisatiegrootte of afdeling een passend model beschikbaar is. Het in gebruik nemen van ScannerVision kost geen dagen aan programmeren. Alles kan centraal worden ingeregeld met behulp van document workflowtemplates. Zo zijn er diverse standaardtemplates, maar kunt u, met behulp van de aanwezige wizard, ook eenvoudig zelf nieuwe templates creëren. Het bedienen van ScannerVision verloopt via het touchscreen van uw KYOCERA HyPAS multifunctional of vanaf de pc door middel van een desktop client.

Meer dan alleen scannen

ScannerVision is veel meer dan alleen software om mee te scannen. Het maakt elk onderdeel van de digitalisering, verwerking, opslag en distributie van documenten efficiënter en eenvoudiger. Een kleine greep uit de mogelijkheden:

  • Metadata
    Aan elk document kan metadata worden meegegeven via de display van uw multifunctional of de desktop client op uw pc. Bovendien kan ScannerVision automatisch metadata aan elk document toevoegen op basis van bijvoorbeeld de datum en het tijdstip van verwerking of de naam van het document. Zo worden alle documenten correct opgeslagen.
  • Automatisch documenten splitsen
    U kunt documenten in bulk scannen om ze daarna door ScannerVision te laten splitsen en als afzonderlijke documenten te laten verwerken, routeren en opslaan.
  • Zoneherkenning
    U kunt automatisch bepaalde informatie filteren, zoals factuurnummers, klantnaam of codes uit specifieke zones in uw document en deze gebruiken als metadata.
  • Beeldbestanden omzetten in tekst
    U kunt gescande documenten converteren naar een volledige RTF-document dat u kunt bewerken of waarin u op inhoud kunt zoeken.
  • Beveiligd scannen en encryptie
    Door het toevoegen van gebruikersauthenticatie bent u ervan verzekerd dat alleen de bevoegden toegang hebben tot het document terwijl het gehele proces en netwerkverkeer tussen clients en servers versleuteld kan worden.

 

Hoe werkt het?

Het automatisch opslaan van uw documenten op de juiste plaats, in het juiste formaat en deze vervolgens eenvoudig kunnen terugvinden en zelfs inhoudelijk kunnen doorzoeken, verloopt met ScannerVision in drie eenvoudige stappen:

  • Capture
    Plaats uw documenten op de multifunctional. Als u bestaande elektronische documenten (zoals een tiff of pdf-bestand) in uw workflow wilt integreren, laadt u deze in ScannerVision. Selecteer een vooraf vastgelegd proces of verrijk het document met extra informatie op de gebruiksvriendelijke interface van de multifunctional of op de desktop client.
  • Verwerken
    Druk op de startknop en het document wordt automatisch gedigitaliseerd en/of verwerkt. Tijdens dit proces wordt automatisch beeldverbetering toegepast, documenten worden gesplitst en blanco pagina’s worden verwijderd. Daarnaast kan ook Optical Character Recognition (OCR) worden toegepast, waardoor documenten doorzoekbaar en bewerkbaar, in nagenoeg elk formaat kunnen worden opgeslagen.
  • Opslaan of distribueren
    Naast opslaan in de mappenstructuur op de server of distributie via e-mail is het ook mogelijk om uw document automatisch rechtstreeks te plaatsen op hosts of webservers, online webservices en in nagenoeg alle bedrijfsapplicaties.

Zo scant u niet alleen snel en eenvoudig, maar staan documenten meteen op de gewenste locatie binnen bijvoorbeeld Afas, Unit4, Fortuna, Sharepoint, NEXTassyst of één van de andere bedrijfsapplicaties. Samen met Kyocera en ICT Concept bieden we voor nagenoeg elke bedrijfsapplicaties (standaard)oplossingen en implementeren we deze eenvoudig en snel binnen uw bestaande bedrijfsproces en –omgeving.

Slimme (branche) oplossingen waarmee u in drie eenvoudige stappen uw volledige documentenstroom digitaliseert.

Wilt u weten wat een slimme scanoplossing voor uw bedrijf kan betekenen?

Laat BeteS een Total Cost of Ownership berekening doen en u weet exact wat uw directe en indirecte voordelen zijn met een documentoplossing die volledig is afgestemd op uw werkzaamheden en bedrijfsgrootte.

ICT Concept logo

ICT & implementatie partner voor ondermeer kleine en grote juridische kantoren



TEMPEO WAVE TGREY (vanaf € 580,-)

met witte accenten op de achterkant, in de armleggers en kruisvoet

Deze fraaie design stoel (erkend met internationale prijzen) past in menig interieur en is leverbaar in 7 verschillende stijlvolle kleuren. Dankzij de 4cm brede golvende banen in de mooie stoffering is het een zeer comfortabele bureaustoel. De stoel is zeer goed instelbaar en is ergonomisch verantwoord ondermeer door de lendensteun, gemakkelijk verwisselbaar zitkussen, ergo synchroon mechaniek plus, de dynamische zitneiginstelling, schuifzitting en 3D armleggers.

Opties

De stoel is te voorzien van 5D armleggers tegen een meerprijs van € 35,-.
En voor een dynamischere zit kan de stoel van een AIR SEAT voorzien worden à € 79,-

*Prijzen zijn exclusief BTW

TEMPEO FRESH (vanaf € 445,-)

In 7 verschillende stijlvolle kleuren

Uitgevoerd met lendensteun, gemakkelijk verwisselbaar zitkussen, auto synchroon mechaniek, schuifzitting en 3D armleggers.

Opties

De stoel is te voorzien van 5D armleggers tegen een meerprijs van € 35,-. En voor een dynamischere zit kan de stoel van een AIR SEAT voorzien worden à € 79,-

*Prijzen zijn exclusief BTW

ANTEO Automaat met AIR-SEAT

Ergonomische bureaustoel in stijlvol design
uitgevoerd met 2D of 5D armleggers

De ANTEO met automaat mechaniek en 2D armleggers of (NPR 1813) 5D armleggersis een ARBO goedgekeurde stoel uitgevoerd met automatische gewichtsaanpassing met minimaal aantal handels, waardoor deze zeer eenvoudig in te stellen is en in fraaie trendkleuren verkrijgbaar.

KÖHL AIR-SEAT

Deze stoel is bovendien voorzien van een gepattenteerde AIR-SEAT van KÖHL; een zitting met een individueel instelbaar luchtkussen. Deze zorgt voor micro bewegingen die je rugspieren zachtjes traint, waardoor je rugklachten voorkomt en bestaande klachten kunnen verminderen.
*Prijzen zijn exclusief BTW

Zit-sta kruk LISELOTTE

  • Zitting uitgevoerd in stof
  • Rond foamkussen zorgt voor een comfortabele zit
  • Volledig roteerbaar
  • In hoogte verstelbare gasveer
  • Zwart of witte kunststof voet
  • De basis garandeert een stabiele neiging voor de juiste houding
  • Verkrijgbaar in zwart/zwart, wit/zwart, wit/groen, wit/blauw en wit/oranje

 

Bureaufiets Teun

  • Geen installatie vereist
  • In hoogte verstelbaar ergonomisch zitkussen
  • Geluidloos magnetisch spinwiel
  • LCD-scherm met tijd, snelheid, afstand en calorieën
  • Instelbare tegendruk
  • Gemakkelijk te verplaatsen

BeteS S1 zit-sta verhoger

Werkoppervlak: 700 x480 mm
Hoogte verstelling: 120 -450 mm

  • Eenvoudige installatie
  • Instelbaar op iedere hoogte
  • Strak en modern design
  • Ideaal te combineren met laptop
  • Maximale belasting 15kg
  • Montage monitorarm voorbereid

Zit zit bureau Betes 470

Bureau met in hoogte verstelbaar onderstel (62-87,5cm) inclusief werkblad

De ideale hoogte voor een niet verstelbaar bureau is 74 cm. Dit bureau is in hoogte verstelbaar van 62 tot 87,5 cm en voldoet hiermee dan ook volledig aan de europese arbo NEN-EN 527 richtlijnen.

Het onderstel is verkrijgbaar in de kleuren wit, zwart en aluminium en is leverbaar met een werkblad in de kleur wit, licht eiken of grijs.

Alle werkbladen hebben een diepte van 80cm en zijn te bestellen in de volgende breedtematen:

  • 120cm breed
  • 160cm breed

Zit stabureau Betes 470 SLS

Elektrisch verstelbaar zit-sta basis bureau onderstel + werkblad

Deze zit sta bureau is verkrijgbaar met een onderstel in de kleuren wit, zwart en aluminium en zijn leverbaar met werkbladen de kleuren wit, licht eiken en grijs.

De werkbladen hebben een diepte van 80cm en zijn te bestellen in de volgende breedtematen:

  • 120cm breed
  • 140cm breed
  • 160cm breed
  • 180cm breed

 

Traploos in hoogte verstelbaar

Deze elektrisch verstelbare zit-sta tafel is door toepassing van tweemotorig onderstel (in elke poot één) zeer kwalitatief hoogwaardig. En is traploos in hoogte verstelbaar van 64 cm tot 130 cm.

ANTEO NPR 1813 met AIR-SEAT

Ergonomische bureaustoel met
multi synchroon mechaniek & 5D armleggers

Deze stijlvolle ANTEO met multifunctioneel-synchroon-mechaniek en 5D armleggers (€ 595,-*) is een ARBO goedgekeurde stoel. En is bovendien, voor extra zitcomfort, uitgevoerd met een AIR-SEAT van KÖHL.

Deze zitting heeft een individueel instelbaar luchtkussen dat met behulp van micro bewegingen je rugspieren zachtjes traint, waardoor je rugklachten voorkomt en bestaande klachten kunnen verminderen.
*Prijzen zijn exclusief BTW

NPR 1813

Een werkplek wat intensief gebruikt wordt dient volgens de Arbo richtlijnen aan strengere eisen te voldoen wat betreft de verstelbaarheid. Bij kort gebruik is de EN 1335, de Europese norm rond bureaustoelen, geschikt om te gebruiken. Voor langdurig gebruik is de NPR 1813 geschikter, want die stelt een ruimere verstelbaarheid voor.

JASMIJN

Ergonomische bureaustoel (NEN-EN 1335) in stijlvol design

De JASMIJN is een elegante ARBO verantwoorde NEN-EN 1335 stoel en is voor extra zitcomfort bovendien te voorzien van een gepattenteerde AIR-SEAT van KÖHL.

Met deze AIR-SEAT heb je een individueel instelbaar luchtkussen dat met behulp van micro bewegingen je rugspieren zachtjes traint, waardoor je rugklachten voorkomt en bestaande klachten kunnen verminderen.

NEN-EN 1335

NEN-EN 1335 is dé Europese norm voor bureaustoelen en kantoorstoelen hiermee voldoet bureaustoel JASMIJN volledig aan deze ARBO norm als het gaat om comfort, instelbaarheid en afmetingen. U bent dus verzekerd van een kwalitatief goede bureaustoel die jaren meegaat. Meer over NEN-EN 1335

All-in werkinstructies op de werkvloer

Maak gebruik van onderstaand formulier en vraag de all-in werkinstructie op de werkvloer aan. Ik neem spoedig contact met u op. Wenst u liever telefonisch contact, bel mij op +31 (0)35-656 56 65

 

[Form id="11"]

Download de casus en lees het volledige verhaal Jan Brasser en welke efficiency slag Adviesgroep Van der Roest / VDRD gemaakt heeft.